PTPN IV, Menuju SAP yang Mandiri

SAP (System Application and Procedure) adalah suatu aplikasi terintegrasi yang menghubungkan aktivitas bisnis dari hulu hingga hilirnya. Aplikasi ini telah digunakan oleh PTPN IV efektif sebagai single system sejak Januari 2019, menggantikan aplikasi yang sebelumnya berdiri sendiri di masing-masing bagian dan unit usaha.

Mandatory dari Holding PTPN III (Persero) di awal tahun 2017 memaksa seluruh anak usahanya, termasuk PTPN IV, untuk segera melakukan eksekusi implementasi aplikasi SAP. Hal ini dilakukan Holding dengan harapan dapat memaksimalkan kinerja masing-masing anak usaha, efisiensi biaya, memudahkan monitoring kinerja dan pengambilan data untuk laporan ke stakeholder, baik produksi maupun keuangan.

Bekerjasama dengan PT Telkom Indonesia sebagai konsultan provider SAP, sekaligus untuk memaksimalkan sinergi antar BUMN, persiapan implementasi SAP sejak awal 2017 hingga akhir 2018 pun mengalami banyak tantangan yang memerlukan usaha ekstra dari seluruh elemen PTPN IV. Tidak hanya tim di Project ERP dan key user terpilih, seluruh karyawan dan Manajemen di Unit Usaha dan Kantor Pusat pun harus bekerjasama untuk memberikan kontribusinya agar implementasi SAP di PTPN IV dapat berjalan dengan lancar di seluruh modul yang digunakan.

Tujuh bulan berlalu sejak single system SAP dijalankan. Perlahan tapi pasti, implementasi SAP mulai menunjukkan kemandiriannya. Dengan komitmen Manajemen PTPN IV yang mengharuskan data-data diambil secara maksimal dari sistem SAP, tiap karyawan menjadi tergerak dan termotivasi untuk memahami output dari sistem ini. Ruang lingkup aplikasi pun lebih diperlebar, dengan mendorong beberapa aktivitas yang sebelumnya belum menggunakan SAP, menjadi akan menggunakan SAP, misalnya manajemen anggaran (Fund Management) dan  premi olah otomatis di pabrik.

Ya, implementasi sistem, baik SAP maupun aplikasi lainnya, tidak semudah membalikkan telapak tangan untuk penerapannya. Mulai dari perencanaan, blueprint, konfigurasi, testing sistem oleh user, persiapan akhir hingga go live. Butuh waktu dan perencanaan yang tepat. Setelah mulai mandiri pun, tetap saja ada yang dirasa perlu ditingkatkan.

Implementasi SAP saat ini yang dianggap mulai mandiri pun masih menghadapi banyak tantangan. Perubahan struktur organisasi manajemen yang cukup intens, kemampuan SDM yang masih perlu ditingkatkan sesuai bidangnya, masih kuatnya budaya kerja lama dan tim supporting key user SAP yang terpisah di bagian-bagian menjadi tantangan terbesar saat ini. Adanya mutasi/pergantian karyawan, mengharuskan adanya tim key user yang harus siap sedia kapan saja memberikan training untuk seluruh unit dan karyawan yang membutuhkan. Begitu pentingnya peran key user dalam SAP untuk dapat menjaga implementasi SAP ke depan agar dapat berjalan lancar.

Perlu strategi terbaik yang harus dilakukan Project ERP sebagai tim yang ditunjuk untuk memonitor pelaksanaan SAP di seluruh unit usaha dan Kantor Pusat. Tapi kami yakin, dengan komitmen bersama, PTPN IV akan menjadi PTPN terbaik diantara anak usaha holding PTPN lainnya untuk penerapan sistem SAP di seluruh modulnya dan bisa lebih mandiri lagi ke depan.

Kemandirian dapat dilihat dari pemahaman seluruh user atas inputan data ke SAP yang tepat, sehingga tidak ada lagi kesalahan atas biaya-biaya sebagai output-nya.

Kemandirian hanya bisa dicapai dengan adanya tim yang kuat.

Kemandirian yang telah ada harus dapat dipertahankan (sustainable), bahkan harus ditingkatkan.

Mari kita bersama meraih kemandirian itu.

SAP PTPN IV, HEBAT!!!!!

#tulisan ini telah dimuat di majalah internal MINAT PTPN IV, edisi September 2019